電子帳簿保存法にタイムスタンプが不要な要件｜費用の目安や導入方法

電子帳簿保存法において、タイムスタンプは、以下の3つの役割を担っています。

• データの真正性の確保
• 信頼性の向上
• 法的有効性の確保

データの真正性の確保

タイムスタンプは、電子データが作成された日時を証明することで、データの改ざんを防止し、真正性を確保します。電子データは、紙媒体と異なり、容易に改ざんできてしまう可能性があります。タイムスタンプを付与することで、データが作成された日時を明確に記録し、改ざんが行われていないことを証明することができます。

信頼性の向上

タイムスタンプが付与された電子データは、信頼性が高いと判断されます。取引先や税務当局に対して、電子データの信頼性を示すために、タイムスタンプは有効な手段となります。

法的有効性の確保

電子帳簿保存法では、電子データの保存要件として、真正性と可視性が求められます。タイムスタンプは、データの真正性を証明する手段の一つとして、法的有効性を確保するために重要な役割を果たします。

電子帳簿保存法でタイムスタンプが不要となる要件

電子帳簿保存法では、以下の2つのケースでタイムスタンプが不要となります。

• スキャナ保存で、一定の要件を満たす場合
• 電子取引で、以下のいずれかの要件を満たす場合

1. スキャナ保存で、一定の要件を満たす場合

スキャナ保存とは、紙の書類をスキャナーで読み取り、電子データとして保存する方法です。改正電子帳簿保存法では、スキャナ保存を行う際に、以下の要件を満たす場合には、タイムスタンプが不要となりました。

• 訂正や削除の履歴が残るシステムを利用する場合
• 訂正や削除ができないシステムを利用する場合

これらのシステムを利用することで、データの真正性が担保されるため、タイムスタンプが不要となります。

例えば、ある企業では、スキャナ保存したデータを、改ざんを検知できるシステムに保存しています。このシステムは、データの変更履歴をすべて記録するため、万が一、データが改ざんされた場合でも、すぐに検知することができます。

2. 電子取引で、以下のいずれかの要件を満たす場合

電子取引とは、電子データのままやり取りされる取引のことです。改正電子帳簿保存法では、電子取引で保存するデータについて、以下のいずれかの要件を満たす場合には、タイムスタンプが不要となります。

• 訂正や削除の履歴が残るシステムを利用する場合
• 訂正や削除ができないシステムを利用する場合
• 訂正や削除の防止に関する事務処理規程を備え付け、運用している場合

これらの要件を満たすことで、データの真正性が確保され、タイムスタンプが不要となります。

領収書にタイムスタンプを付与する手順は？

電子データのやりとりの際にタイムスタンプを付与することは、データの信憑性や信頼性をアップさせることにつながります。

ここからは、領収書にタイムスタンプを付与する方法を見ていきましょう。

1. 領収書を準備する

まずはタイムスタンプを付与するための領収書を準備します。
領収書の内容に間違いがないか、必要な情報が盛り込まれているかをあらかじめ確認しておくことが重要です。

2. 領収書を電子化する

準備した領収書を撮影またはスキャンし、電子化していきます。
電子化にはデジカメやスマートフォン、スキャナーなどが使えます。

画質が悪いと電子データとして活用できないことがあるので、撮影には注意を払いましょう。

電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの費用は？

タイムスタンプの導入にあたって、費用面が気になる人も多いのではないでしょうか。
システムによって価格は異なるため、導入時には事前に見積もりを依頼して費用を把握しておきましょう。

ここからは、タイムスタンプ導入時の費用の目安を解説していきます。

1. 初期費用は数千円～300,000円程度！

タイムスタンプのシステムには、初期費用が発生するものが多くあります。
会員登録や初期登録の際にかかる費用の目安は、数千円から10,000円程です。

しかし、多くの機能を搭載したシステムを本格的に導入する場合、100,000円～300,000円前後の費用が必要になることがあります。

2. ランニングコストは10円から

タイムスタンプを1回発行するごとにかかる費用は業者によって異なります。
初期費用やシステム導入費用を支払った後であれば、1回の使用ごとの料金を10円程度に抑えることも可能です。

3. 月額費用の場合は1,980円～30,000円程度

月々固定の費用体系でサービスを提供している業者の料金設定は1,980円～30,000円前後となるのが一般的です。
導入には費用がかからず、その後タイムスタンプを発行するごとに従量課金されるシステムもあります。

タイムスタンプを頻繁に使うのでなければ、従量料金制を選んだ方がお得かもしれません。

4. なぜシステムの料金体系には大きな幅があるのか

導入にまとまった費用がかかるサービスの他、従量課金制や固定料金制、上限回数を設けたコース制など、タイムスタンプ発行の仕組みや費用体系はシステムごとに大きく異なります。

タイムスタンプシステムには、会計ソフトとの連携機能や自動仕分け機能などが備わっていることもあります。
こういった多機能タイプのものは使い勝手がいいため、自然に価格設定が高くなっているのです。

料金設定が高額なシステムはまとまった導入コストがかかる分、機能性が高いシステムを快適に使える可能性が高いです。
取引が多い企業であれば、機能性が高いサービスを導入すれば多くのメリットが得られます。

単純に価格の安さだけでなく、使用できる機能の幅や他システムとの連携の有無などにも着目し、最適なシステムを選びましょう。

タイムスタンプ導入の検討方法や導入までのステップ

タイムスタンプの導入時には、社内で十分な検討を行う必要があります。
そもそもタイムスタンプの導入が必要か、導入するのならどのようなサービスを選ぶのが適切かなど、考えておきたいポイントはいくつもあります。

タイムスタンプ導入までのステップや検討するときのポイントをチェックしていきましょう。

1. タイムスタンプが必要か検討する

タイムスタンプの導入はすべての企業に必ずしも必要なわけではありません。
紙ベースの書類を主に扱っており電子化の必要性をそれほど感じていない企業であれば、タイムスタンプの必要性は高くないでしょう。

一方で、領収書の処理や精算業務、請求業務などに大きな手間がかかっている場合には、書類の電子化やタイムスタンプの導入が必要かもしれません。
また、紙ベースの領収書の保管や管理が難しいときや、必要な領収書の検索に困らされている場合にも、タイムスタンプを導入すれば一定のメリットが見込めます。

まずは、社内でどのような問題が起きており、どうすれば解決できるかを考えてみましょう。
そうした上でタイムスタンプの導入費用をチェックし、費用対効果を考えていくのがおすすめです。

2. 利用するサービスの形態を選ぶ

タイムスタンプ付与のサービスには、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。
クラウド型のサービスを選べば、クラウド上でタイムスタンプの付与や電子データの処理ができ便利です。初期費用が比較的リーズナブルなので導入しやすい良さもあります。

オンプレミス型とは、自社のパソコンにシステムをインストールするタイプです。システムの購入に初期費用がかかるデメリットはありますが、導入後にはそれぞれの機能を快適に使えます。オンプレミス型はシステムのカスタマイズができることも多く、自社の業態に合わせてフレキシブルに活用できます。
また、セキュリティ対策も行き届いているので、重要なデータを安心して取り込むことが可能です。

クラウド型とオンプレミス型の特徴や違いを十分に把握し、最適なサービスを見極めましょう。

3. セミナーや勉強会に参加する

タイムスタンプについてより詳しく知るために、企業や団体が主催するセミナーや勉強会に参加するのもいいかもしれません。
セミナーや勉強会では、タイムスタンプ導入や電子データの扱いについてわかりやすく解説されるため、理解が深まりやすくなります。

また、疑問点をその場で直接質問し解消できることも、セミナーや勉強会の利点です。
タイムスタンプの扱いに関する知識を十分に深めたいときや、導入すべきかの判断が難しいと感じられるときには、ぜひセミナーや勉強会の機会を有効活用してみましょう。

タイムスタンプの手順や費用を理解して電子帳簿保存法に対応しよう

2022年にはタイムスタンプ付与の要件が緩和され、使いやすい仕組みに変更されました。
また、安価で手軽に導入できるシステムも次々登場していることから、タイムスタンプを導入する企業は年々増加しています。

ペーパーレス化や業務効率化を目指すのなら、ぜひ書類の電子化やタイムスタンプの導入を検討してみましょう。