更新日:2022.09.14
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電子帳簿保存法には、タイムスタンプの付与に関するルールが定められています。
請求書などの書類を電子化する際には、正しい手順でタイムスタンプを付与しましょう。
本記事ではタイムスタンプの導入方法や費用体系について詳しく紹介します。
電子データには改ざんなどの問題があります。
領収書などの画像データを保存した後に内容が改変された場合、データは正式なものと認められないことがあります。
こういったリスクを防ぐためにタイムスタンプを付与し、データが改変されていない正式な書類であることを証明する必要があるのです。
特に大きなメリットは、データ保存にかかる費用や手間を削減できる点です。
請求書を紙ベースで取り扱っている企業では、印刷費や輸送費など多くの経費がかかります。
また、請求書の作成や送付、処理などの人的リソースも無視できません。
請求書などの書類を電子データ化してタイムスタンプを導入すれば、請求業務の手間が減りコストも削減できます。
電子データ化とともに経費精算の仕組みを根本から見直し、業務の効率化を目指す選択肢もあります。
しかし、改正によって最長2カ月とおおむね7営業日以内に期間が変更され、業務の負担が和らぎやすくなっています。
受領側のタイムスタンプが一部不要となったのも大きな変化です。
電子取引でタイムスタンプが付与されたファイルを受領したときには、自社のタイムスタンプを付与せずそのまま保存できます。
また、訂正や削除が行われた事実が確認できるクラウドシステムを導入しており、期間内に保存が終えられているときにもタイムスタンプが不要となります。
その他、適正事務処理要件の自著が廃止されたのも大きな変化です。
適正事務処理要件とは、改ざん防止のためのルール作りや税務署からの求めに応じて行う範囲指定、項目を組み合わせて条件を設定する機能の確保などを指します。
これまではタイムスタンプを使うときには、適正事務処理要件のタイムスタンプ付与と自著が必要でした。
しかし、改正によって自著が免除されることとなりました。
電子帳簿保存法の改正は2022年1月に行われ、順次移行が求められています。
電子データ保存に関しては、移行の猶予が2年間となっており、2023年12月末までは旧来の方法で処理を行うことが可能です。
この猶予はやむを得ない事情があるときに限られており、改正後はできるだけ早い段階でシステムの移行を終えるのが望ましいとされています。
ここからは、領収書にタイムスタンプを付与する方法を見ていきましょう。
画質が悪いと電子データとして活用できないことがあるので、撮影には注意を払いましょう。
ここからは、タイムスタンプ導入時の費用の目安を解説していきます。
しかし、多くの機能を搭載したシステムを本格的に導入する場合、100,000円~300,000円前後の費用が必要になることがあります。
タイムスタンプを頻繁に使うのでなければ、従量料金制を選んだ方がお得かもしれません。
タイムスタンプシステムには、会計ソフトとの連携機能や自動仕分け機能などが備わっていることもあります。
こういった多機能タイプのものは使い勝手がいいため、自然に価格設定が高くなっているのです。
料金設定が高額なシステムはまとまった導入コストがかかる分、機能性が高いシステムを快適に使える可能性が高いです。
取引が多い企業であれば、機能性が高いサービスを導入すれば多くのメリットが得られます。
単純に価格の安さだけでなく、使用できる機能の幅や他システムとの連携の有無などにも着目し、最適なシステムを選びましょう。
タイムスタンプ導入までのステップや検討するときのポイントをチェックしていきましょう。
一方で、領収書の処理や精算業務、請求業務などに大きな手間がかかっている場合には、書類の電子化やタイムスタンプの導入が必要かもしれません。
また、紙ベースの領収書の保管や管理が難しいときや、必要な領収書の検索に困らされている場合にも、タイムスタンプを導入すれば一定のメリットが見込めます。
まずは、社内でどのような問題が起きており、どうすれば解決できるかを考えてみましょう。
そうした上でタイムスタンプの導入費用をチェックし、費用対効果を考えていくのがおすすめです。
オンプレミス型とは、自社のパソコンにシステムをインストールするタイプです。システムの購入に初期費用がかかるデメリットはありますが、導入後にはそれぞれの機能を快適に使えます。オンプレミス型はシステムのカスタマイズができることも多く、自社の業態に合わせてフレキシブルに活用できます。
また、セキュリティ対策も行き届いているので、重要なデータを安心して取り込むことが可能です。
クラウド型とオンプレミス型の特徴や違いを十分に把握し、最適なサービスを見極めましょう。
また、疑問点をその場で直接質問し解消できることも、セミナーや勉強会の利点です。
タイムスタンプの扱いに関する知識を十分に深めたいときや、導入すべきかの判断が難しいと感じられるときには、ぜひセミナーや勉強会の機会を有効活用してみましょう。
ペーパーレス化や業務効率化を目指すのなら、ぜひ書類の電子化やタイムスタンプの導入を検討してみましょう。