【中小企業も必見】電子帳簿保存法の対象企業は？対象外企業の有無や対象書類についても解説

電子帳簿保存法は2022年1月に改正されました。この改正は多くの企業に影響を与えており、対象となる企業は適切な対応を行う必要があります。この改正によって、電子帳簿保存法の対象となるのはどのような企業なのでしょうか。

本記事では、電子帳簿保存法の対象となっている企業や対象外となる企業の有無の他、電子帳簿保存法における3つの区分などをまとめました。法改正の影響を受けるのは大企業だけではありません。中小企業や個人事業者も同様です。本記事を参考にして、自社が対象かどうかを把握し、対象となっている場合は必要な対応を行いましょう。

電子帳簿保存法の対象企業

電子帳簿保存法の対象となるのは、電子取引データを取り扱っている全ての法人と個人事業主です。電子取引データの電子保存は義務であるため、電子取引が一つでもあれば、企業規模に関わらず大企業から中小企業まで電子帳簿保存法の対象となります。

2022年の電子帳簿保存法の改正前までは、Eメールや複合機のFAX機能で受領した書類を印刷して紙媒体で保存することが認められていました。しかし改正後は、全て電子データで保存しなければなりません。

先述の通り、電子取引データとはインターネット授受した取引データのことです。取引先とEメールやクラウドサービスなどで請求書や領収書のやり取りをしている場合は、電子帳簿保存法に対応する必要があります。

電子帳簿保存法の対象外となる企業はある？

電子帳簿保存法の対象外となる企業は、電子取引データを取り扱わない企業です。

法改正によりデータ保存が義務化されたのは、電子的にやり取りをした取引データであるため、そもそも電子取引を一切行っておらず、手書きで請求書などを作成している企業の場合は法律の対象から外れます。

ただし、現代において電子取引を一切行っていない企業というのはほとんどありません。現状電子取引が一切ない企業であっても、電子帳簿保存法の施行によって多くの企業が電子取引への移行に舵を切っているため、今後は電子取引を行う必要が出てくる可能性が高いでしょう。

電子帳簿保存法の対象外法人に関する詳細はこちらをご覧ください。

2024年1月以降は新たな猶予が設けられた

2022年1月の電子帳簿保存法改正により、電子取引データの保存が義務付けられましたが、施行から2年間にあたる2023年12月末までは、一定条件を満たした場合宥恕（ゆうじょ）期間が与えられていました。

2024年1月以降は以下の2つの条件を満たしている場合に限り、猶予が与えられるとされています（※）。

• 電子取引のデータ保存に対応できないことに対して、税務署が相当の理由があると判断した場合
• 税務調査などダウンロードや出力書面の提示・提出が求められた際に応じられる場合

なお、猶予措置がいつまで継続されるかは明示されていません。この先、猶予措置が撤廃される可能性もあるため、まだ対応できていない企業はできるだけ早く対応できるようにしておきましょう。

新たに設けられた猶予措置の詳細に関しては、こちらをご覧ください。

※参考：国税庁「電子帳簿保存法の内容が改正されました」

電子帳簿保存法に対応しないとどうなる？

電子取引データをデータのまま保存せずに紙媒体で保存した場合や保存したデータが法律で定められた要件を満たしていない場合、データの改ざんなどの不正を行った場合には、以下のような罰則が課される可能性があります。

• 青色申告の取り消し
• 推計課税・追徴課税
• 会社法に基づく過料

データの保存要件を満たしていなかったからといって、直ちに罰則が課されるとは限りませんが、企業の信頼にも関わるため、適切に対応する必要があります。

電子帳簿保存法への対応なら請求書を電子化できるサービスがおすすめ

電子帳簿保存法の改正により、企業は従来の請求書管理の他に電子取引データの保存といった対応をしなければならなくなりました。しかし、紙媒体や電子媒体など形式の異なる大量の請求書を自社でまとめて管理するのは手間とコストがかかります。

請求書をまとめて電子化できるサービスを利用すれば、電子帳簿保存法への対応と請求書の一括管理を実現できるため、担当者の負担を減らすことができるでしょう。電子帳簿保存法への対応にかかる手間とコストを抑え、請求書業務を効率化したい担当者の方のために、株式会社インボイスが提供する2つのおすすめサービスとそれぞれの特徴をご紹介します。

Gi通信

「Gi通信」は、電話料金の請求書を一枚にまとめて受け取れるサービスです。

NTTグループ・KDDI・ソフトバンクなど各通信会社の請求書の内容を、電子帳簿保存法およびインボイス制度に対応した一枚の適格請求書にまとめます。紙の請求書・電子データ・Webサイト上からのダウンロードなど、通信会社によって異なる形式の請求書をまとめて電子化できるため、取得から確認、保存までのプロセスの負担軽減につながります。

また、請求書の内容を基に通信費削減の余地があるかどうかを自動で分析することも可能です。

一括請求をご希望される請求書を一度お預けいただければ、全ての手続きは株式会社インボイスが行います。システムを導入する必要もありません。固定電話・携帯電話だけでなくインターネット関連の請求書にも対応しています。

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One Voice 公共

「One Voice 公共」は、電気・ガス・水道といった公共料金の請求書をひとまとめにできるサービスです。電気会社150社以上、ガス会社1,000社以上、水道局1,300自治体以上に対応しています。

エリアごとに供給事業者が異なる公共料金の請求書は、フォーマットがそれぞれ異なり、到着日・支払日・支払い方法もバラバラで、処理に手間がかかってしまいがちです。さらに、請求書が紙か電子データかによって、電子帳簿保存法への対応方法も変えなければなりません。

「One Voice 公共」では、公共料金の請求書の受け取り・支払い・入力を株式会社インボイス株式会社が代行し、一枚の適格請求書にまとめてお送りします。また、立替払いした光熱費の請求書を立替金精算書に集約しており、インボイス制度への対応に必要な事業者登録番号や税率なども、事業者ごとに確認可能です。これまで請求書の処理にかかっていた時間や人件費を削減できる上、入力ミスも防止できるのがメリットです。

使用量もデータ化してお渡しするため、使用量の確認が必要になった際も手間がかかりません。どの拠点でどの程度利用しているかも一目で分かります。必要な情報が一枚に集約されるので、引き継ぎを行う際もスムーズです。

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電子帳簿保存法は電子取引を行う全ての事業者が対象

本記事では、電子帳簿保存法の対象となっている企業や対象外となる企業の有無、おすすめの請求書一括電子化サービスなどをご紹介しました。電子帳簿保存法は、電子取引を行っている全ての事業者が対象です。法律で定められた要件を確認し、正しく帳簿や書類の管理を行いましょう。

膨大な書類を毎月処理するのには、時間も労力もかかります。電子帳簿保存法に正しく対応しつつ、少しでも書類の処理や管理を楽にしたいなら、請求書をまとめられるサービスの利用がおすすめです。ご紹介したとおり、株式会社インボイスが提供する「Gi通信」や「One Voice 公共」なら、フォーマットや取得方法などの異なる請求書をひとまとめにできます。また「One Voice 公共」は立替払いも可能なため、支払い業務からも解放されます。請求書関連業務の効率化をご検討されているなら、20年以上一括請求サービスを提供している株式会社インボイスにぜひご相談ください。