【経理初心者でもわかる！】現金出納帳とは？書き方や記載項目を分かりやすく解説

現金出納帳は、現金の流れの把握と不正防止に役立つものです。書き方が難しい印象があるかもしれませんが、基本的な内容を理解して勘定科目に慣れれば、簡単に記帳できるようになるでしょう。

本記事では、現金出納帳の意味や書き方、注意点を解説しています。ぜひ参考にしてみてください。

現金出納帳とは現金の入出金を把握するための帳簿のこと

現金出納帳は、現金の流れを把握するための情報のことです。しっかり記帳して現金の流れを把握すれば、不正の防止にも役立ちます。青色申告をされる方は必ず備えなければならない帳簿ですので、現金出納帳の基本的な概要について理解しておきましょう。

現金出納帳が必要になる理由は不正防止と現金の流れの把握

現金出納帳は、従業員による不正を防止するのに役立ちます。
今、いくら現金があるのかが把握できていないと、従業員が横領をしたとしても、そのことに気づけません。毎日、現金出納帳の残高と現金残高を比較していれば、少なくとも当日中に不正が行われたことが分かり、どの従業員が不正をしたのかの特定もしやすくなるでしょう。
また、現金の流れをしっかり把握できるので、資金ショートの回避や資金繰り計画を考えるのにも役立ちます。資金ショートは、納税や取引先への支払いが遅れるだけでなく、事業の継続が難しくなってしまう恐れもあります。
逆に現金出納帳で現金の流れが把握できていれば、事前に銀行から融資を受けるなどの対策も可能です。つまり、企業にとって不正や資金ショートのリスクを下げてくれるのが、現金出納帳ということなのです。

小口現金出納帳と現金出納帳の違いを解説

職場にある全ての現金を経理担当者に管理させるのではなく、現金の一部を経理担当者に預けて、小口現金として管理している企業も少なくないでしょう。
このようなときに用いられるのが小口現金出納帳です。小口現金出納帳は、経理担当者が預かった小口現金を管理する目的で備えられています。
現金出納帳だけで管理する場合と比べると、責任の所在が明確になるので、より安全性が高まります。ただし、現金全体を管理する担当者と小口現金の担当者を別の人にしないと、あまり意味がありません。
現金の管理に人が多く必要になるので、多額の現金を保管する必要があるかどうかを含め、総合的に現金の管理方法を決める必要があると言えるでしょう。

青色申告では現金出納帳が必要になることが多い

青色申告をして65万円、あるいは10万円控除を受けるには、現金出納帳が必要になることが多いです。基本的には、総勘定元帳と仕訳帳の主要簿の作成が求められていますが、現金出納帳や売掛帳などの補助簿も作成して管理を行います。
現金出納帳などの補助簿を作成しておけば、主要簿である仕訳帳や総勘定元帳の信頼性が高まります。税務調査が入った際の説明も要因になりますので、現金の移動が多い企業は、現金出納帳を備え付けた方が良いでしょう。
なお、作成した現金出納帳は、ほかの商標類と合わせて最長7年の保存期間が定められています。確定申告が終わったら、直ちに捨てて良いわけではありませんので、破棄しないように注意してください。

現金出納帳の書き方と記載項目を紹介

現金出納帳の書き方には、一定の決まりがあります。最低限、記載しなければならない項目を理解することが、書き方を理解するための最初の一歩です。具体例を含め解説しますので、ここで理解しておくようにしましょう。

現金出納帳に記載する5つの項目

現金出納帳に必ず記載されていなければならない項目は、次の5つです。
・日付：現金の支払いまたは入金があった日付
・科目：入出金が行われた原因がわかる項目
・摘要：入出金に関する要点をメモする項目
・収入または支出の金額：現金の受け取り、または支払いがあった金額
・差引残高：現在の現金残高
たとえば、2020年11月1日に商品の仕入れで3万円の支払いが行われた場合は、科目が「仕入」になり、摘要欄に仕入先の名称や仕入れた商品名を書くことになります。仕入れる直前の現金残高が10万円で、そのほかの現金の入出金がなければ、差引残高は7万円になります。
なお、消費税の課税事業者の場合は、軽減税率対象の取引かどうかで、細かく区分して記載するなどの工夫が必要です。摘要欄に「8%」と税率を記載しておけば、見やすくなって間違いも減るでしょう。

個人事業主の現金出納帳における生活費の書き方

個人事業主であっても、クレジットカードや銀行口座を事業用と生活用に区分する必要はありません。しかし、現金出納帳に記録を残す場合は、事業費と生活費を明確に区分する必要があります。
この際、現金出納帳で使用するのは、「事業主貸」と「事業主借」の2つの勘定科目です。たとえば、生活のためにスーパーで3,000円分の食品を購入した場合なら、仕訳は「（借方）事業主貸　3,000円　　（貸方）現金　3,000円」です。現金出納帳に記載する場合も、出金の欄に3,000円、科目に「事業主貸」と期待しておけば大丈夫です。
同様に現金の入金があった場合は、「事業主借」の科目を使えばいいだけです。事業主貸と事業主借の科目を間違えなければ、生活費が混在していたとしても難しいことはないでしょう。

現金出納帳の記帳で記入ミスをした際の訂正の書き方

紙の帳簿で現金出納帳を付ける場合は、記入ミスの問題が生じます。「ミスをしたら消去すれば良い」と思うかもしれませんが、消して直すのはご法度なので注意が必要です。
現金出納帳の記帳で間違いがあった場合は、訂正したと分かるように記録に残すのが基本です。間違えた箇所に二重線を引いて、その近くに正しい金額や科目を記入する、というのが正しい書き方です。また、記入ミスがあった行全体に二重線を引いて、新しい行に正しく記入し直すのでも大丈夫です。
また、現金出納帳に記帳漏れがあり現金が合わなくなった場合は、一時的に「雑損失」や「雑収入」の科目を使います。その後、現金過不足の原因が判明した際に修正の記帳をする、というのが、記帳漏れがあった場合の正しい書き方になります。

現金出納帳の取扱いにおける3つの注意点

現金出納帳の取り扱いでは、幾つかの注意点があります。記入ミスを消去してはいけないことは上で説明しましたので、それ以外の重要な注意点について紹介したいと思います。

1. 毎日現金出納帳に記帳して管理することが重要

まず、現金出納帳の取り扱いで最も重要になるのは、頻繁に記帳して、しっかりと現金残高を把握することです。現金出納帳の目的は、お金の流れを把握して、不正を予防することにあります。
常に現金の残高と現金出納帳の差引残高が一致していなければ、本来の役割を果たせないという意味です。未記帳の取引がたまると、現金が合わなくなり、非常に手間がかかります。お金をしっかり管理しようという意識も薄れてしまい、資金ショートのリスクも高くなるでしょう。
現金出納帳の記入をためても、良い事は1つもありません。まずは、毎日しっかりと現金出納帳の記入を行い、記帳する効果を体感するようにしましょう。

2. 証拠能力を高めるために訂正できない手段を選ぶことが大切

ある意味仕方のないことではありますが、税務調査が行われる際の調査官は、「不正が行われているのでは？」という意識になっています。怪しいと思われる部分については容赦なく質問してきますので、疑われない現金出納帳を作成することが大切です。
記入ミスを消してはいけないのはもちろん、鉛筆や消せるボールペンを使わないようにしないといけません。また、パソコンで現金出納帳をつける場合でも、出来る限り修正の記録が残る会計ソフトを用いるべきです。
表計算ソフトで現金出納帳を作成することも可能ですが、自由に修正できてしまうところに問題があります。取引の数が少ない小規模の事業者は、紙の現金出納帳を選び、規模が大きくなったら、しっかり管理できる会計ソフトを導入するのがいいと思います。

3. 現金過不足が生じたら再発防止に努めることが重要

現金過不足が生じた場合は、雑収入や雑損失などの科目で残高を合わせるとともに、原因を特定することが大切です。
現金過不足が頻繁に生じていると、国税に管理体制が甘いと思われたり、不正が行われていると疑われたりします。従業員からも「管理が甘い」と思われてしまい、不正のリスクを引き上げることになります。
そのため、現金過不足が生じたら、その都度しっかりと原因を追求して、二度と起きないように対処することが大切です。しっかりと再発防止に努めて、ミスの起きにくい業務フローができれば、不正が起きにくく、国税調査官に疑われない企業に育っていきます。
最初は面倒に思うかもしれませんが、次第に再発防止に努めるのが当たり前になるので、しっかりと取り組むようにしましょう。

現金出納帳の書き方は実践で理解していくことが大切

現金出納帳は、言葉は難しい印象がありますが、難しい処理をしているわけではありません。記帳で分からない部分が生じるとすれば、「何の勘定科目で処理するか？」という問題だけです。
取引の内容が頻繁に変更する業種は少ないと思いますので、次第に何の勘定科目を選ぶべきかが分かるようになり、簡単に処理できるようになるはずです。
ただし、記帳に慣れないうちは、少し面倒に感じることがあると思います。現金の残高とぴったり合うように記帳を続けていると、次第に楽しくなってきますので、その状態になるまでは頑張って続けてみてください。