請求書代行サービスとは？導入までの流れとメリットを解説！

請求業務を担当する部署について

請求業務は会社の売り上げに関わる大切な業務ですから、間違わないように細心の注意を払う必要があります。
企業によっても異なりますが、請求業務を担当するのは主に下記の2パターンです。

● 営業担当者
● 経理担当者

営業担当者が請求業務を行っている場合、担当案件に対し、自分で請求書を作成します。営業のほか請求書の作成業務が重なるため、負担を感じる担当者もいるでしょう。

経理担当者が請求業務を行うのは、一般的なイメージかもしれません。しかし、経理担当者は決済処理、入金管理などのさまざまな業務があります。月末に集中する業務に請求業務がプラスされると、大きな負担になってしまう恐れもあるのです。

請求書代行サービスとは

得意先への請求書発行、請求書を封筒に入れて発送するという請求業務を引き受けてくれるのが請求書代行サービスです。
サービス内容は企業によっても異なります。導入の際は、インターネットなどで申し込む流れが一般的です。ホームページなどでサービス内容や利用時の流れを紹介している業者も多いので、ぜひチェックしてください。

ここでは、請求書の作成と発送以外のサービスを具体的にみていきましょう。

請求書代行サービスの具体的な内容

請求書代行サービスの業務内容は、入金確認はもちろん、与信管理や通信費の処理まで多岐にわたっています。

入金確認

請求した額が実際に振り込まれているのか、確認してくれます。入金確認後は売掛金データの消し込み作業を行ってくれる場合もあり、得意先が多いほど業務負担が軽減されます。

得意先増加にともなう与信管理

得意先を増やしていく場合、与信管理も必ず必要となります。得意先が増えても、回収できなければ意味がありません。回収サイトが長くなればなるほど、得意先の業績分析や限度額の設定などが必要となるので、重要な業務といえるでしょう。

請求書代行サービスを導入した場合のメリット

請求書代行サービスを導入することで、自社スタッフの事務作業軽減が期待できるのに加えて、新規取引先の開拓のチャンスも生まれます。
ここでは、具体的に2つのメリットを紹介します。

1. 業務負担の軽減

請求に関する事務作業が軽減されるため、生産性の向上が期待できます。月末に集中していた業務で発生する残業などを減らすことができれば、人件費の削減にもつながるでしょう。

2. 新規取引先の開拓

利益を直接生まない請求業務を軽減し、そのほかの業務に費やす時間が増えることで、利益を生む活動に充てる時間が確保できます。利益を生む新規取引先の時間を増やすこともできるでしょう。

請求書代行サービスを導入した場合のデメリット

請求書代行サービスを導入する際には、どうしても手間がかかります。慣れるまでは業務が滞る恐れもあるでしょう。また、導入にあたり社内で周知を徹底し、情報共有する必要もあります。
導入を検討する際は、業務の負担軽減といったメリットとこれらのデメリットをしっかり比較することが大切です。

請求書代行サービスはどのような企業に適しているサービスなのか？

取引先の増大にともない、請求業務が本業を圧迫している場合などに適しているといえます。請求書代行サービスを導入することで、請求業務に充てていた時間を本業に充てられるので、本業の強化につながるでしょう。

与信管理を代行してくれる請求書代行サービスは、取引先企業を拡大したいときに役立ちます。審査ができず掛け売りが実現できなかった企業との取引拡大が可能となります。

また、全額保証サービスが付帯されていれば、未回収のリスクも回避可能です。

請求書代行サービス導入時の注意点

取引先にきちんと説明を行い、従来の方法とどのように変わるのか丁寧に説明して、理解を得ましょう。自社の利便性だけの追及に終らず、取引先との信頼関係を常に保つよう心がけていくことが必要です。

請求書代行サービスを導入して未回収保証がある場合、取引先の支払状況が不明となる可能性があります。企業活動や取引は双方で行うものです。常にコミュニケーションを取り、取引先の状況を把握することを忘れてはいけません。
請求書発行以外の付帯業務を見極め、最適な請求書代行サービスを導入することが大切です。

インボイスの「請求処理業務 統合サービス」

請求処理業務の専門家「インボイス」が提供している請求書代行サービスです。開封・ファイリング・部門仕分けなど、通信費目に関する業務を全て代行します。請求書の入力業務のほか、通信費の支払いの集約化も可能です。

移行時は請求書を渡すだけで、簡単に導入できる点がメリット。また、いつでもオンラインから通信費を確認できるため、安心です。