医療機関への新たな価値提供に取り組むバイタルネットが、業務効率化として秋田赤十字病院へ一括請求サービスを提供した理由について、両社の担当者に話を聞いてみました。

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更新日：2024.10.17

ー目次ー

バイタルネット様の紹介

株式会社バイタルネットは医療機関様に対して、主業である医薬品を含め、ヘルスケア分野をトータルでソリューション提供し、医療機関様から信頼される関係性構築を目指している。

バイタルネット様が一括請求を取り扱う理由

ヘルスケア分野のトータルソリューションを目指し新たな事業領域の拡大
医療業界の抱える「非効率な事務作業」や「ペーパーレス化」の課題解決につながる
医療機関特有の縦割り組織でも導入がしやすい

秋田赤十字病院様の紹介

大正3年（1914年）に開設され、創立110周年を迎えた北海道・東北地区初の赤十字病院。秋田県政策医療としての救命救急センター、総合周産期母子医療センター、神経病センターをはじめ、地域がん診療連携拠点病院、腎センター、人工関節センター、予防接種センター、消化器病センター、遺伝診療センターなど、専門性の高い医療を提供している。

秋田赤十字病院様が一括請求を採用した理由

約13時間かかっていた請求書の処理が約20分に軽減できる
請求書や決裁書がペーパーレス化できる
料金が安価で導入しやすい

一括請求サービスを取り扱う事になったきっかけを教えてください。

医療機関の「非効率な事務業務」を解決したい

画像3.png 須藤氏：私たちは医療機関とともに歩むパートナーとして、お客様の「こうしたい」「困った」を解決する様々なソリューションを提供していますが、医療業界は2024年4月から始まった「医師の働き方改革」により業務負担軽減が大きなテーマとなっています。多忙なドクターや看護師、薬剤師、スタッフの業務の効率化をはかり、質の高い診療サービスが提供されるようお手伝いをするをモットーに、各種システムやサポートなど提供するラインナップの拡大を常々考えていました。そんな中、日頃よりヘルスケア分野の協業について幅広くディスカッションをしていた芙蓉総合リース様から、グループ会社のインボイス社が提供する「一括請求サービス」を紹介いただきました。

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北村氏：須藤様と、医療機関の抱える課題についてディスカッションしている中で、当社グループの強みであるBPOサービスがお役に立てるのではないかと考えました。特にインボイス社が提供する「一括請求サービス」は約1.6万社に導入され、医療機関への提供実績も多数あったことから、ラインナップ拡大に貢献出来るのでないかと思い紹介させていただきました。

一括請求サービスを取り扱う理由

医療機関が導入しやすく、業務効率化とペーパーレス化が同時に実現できる

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森川氏：これまで当社が扱っていた業務効率化サービスのラインナップにはない、バックオフィス向けサービスであったため、医療機関との新たな関係性構築につながると感じました。
一般論として、医療機関では経営を担う事務方と医療現場との関係や、診療科や各部門の独立性が高いことが縦割り構造を産みやすく、新たなサービス導入などで合意形成に苦労する面がありますが、「一括請求サービス」はシステムの導入もなく、バラバラに届く大量の請求書が１枚になることで、業務効率化とペーパーレス化が同時に実現できるため、医療機関の方々にも喜んでもらえると直感的に思いました。

秋田赤十字病院様との関係を教えてください

森川氏：秋田赤十字病院様とは、以前よりお取引させていただいており、定期的に訪問させていただいておりました。

そんな中で、加藤様からは、「請求書の処理が大変」「ペーパーレス化が進まない」などのお話を聞いていたので、インボイス社の「一括請求サービス」であれば、秋田赤十字病院様の課題解決につながるのではないかと思い、真っ先に紹介させていただきました。

紹介されたときの印象

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加藤氏：毎月の請求書処理に追われて何とかならないものかと思っていた矢先に、一気に解決できる提案であり、大変ありがたく詳しく話を聞きたいと思いました。

請求書処理業務の課題を具体的に教えてください

請求書処理の中でも支払伝票の作成・支払承認の課題がとにかく大きかった

加藤氏：当院の通信料金は固定電話、携帯電話、インターネット接続料など合計で49件、109回線。サービス導入前は、通信料金1件1件について、管財課がその都度請求書・納付書の到着を確認し、会計課が支出にかかる決裁手続きを経たうえで、仕訳データを会計システムに入力、納付書と払出伝票を銀行の担当者に渡して引落してもらうという流れで、2つの部署で、1か月当たりの事務処理に約１３時間費やしており作業時間の短縮・効率化が課題でした。

中でも会計課が行っている「支払伝票の作成」から「支払い承認の回覧」には約7.4時間要していたので、特に改善が必要と感じていました。

導入の効果を教えてください

請求処理業務が大幅に軽減

加藤氏：月に50回程度、紙でやりとりしていた請求書・納付書がインボイス社が取り纏めた請求書１通になり、請求書の確認、回付、整理・支払・保管まで、受け取り請求書の一連の業務が不要となったことで、これまで月間約13時間かけていた請求処理時間が約20分に削減（当院独自算出）されました。課題が大きいと感じていた「支払伝票の作成」から「支払い承認の回覧」業務は10分未満（98％軽減）で出来るようになりましたので、言葉で言い表せない程の効率化につながりました。

提供いただく請求明細書も部署別やグループ別に集計できるので、医療機関の会計処理とマッチしていると思います。

なによりも請求書、決裁書の数が減った分だけ紙全体の保管量も減り、保管スペースにゆとりができ職員のストレス軽減にもつながりました。

これまで出来ていなかった時系列での分析や異常な金額が発生した場合の探知もWEBサイトから簡単に行えるので、今後は戦略的な利用をしていきたいと考えています。

最後にメッセージをお願いします

さらなるペーパーレス化を期待しています

加藤氏：業務効率化につながる有益なご提案をいただいたインボイス様ならびにご紹介いただいたバイタルネット様には大変感謝しております。
期待していた業務効率化も満足しておりますが、何より紙が減った効果が大きいものでした。今回は通信費の請求書の効率化となりますが、当院では水道光熱費の請求書も多数受領しており、まだまだ多くの紙業務がありますので、今後もインボイス様には業務効率化やペーパレス化につながるご提案をいただければ幸いです。

森川氏：当社は創業70周年を迎え、これまで地域社会に貢献するという軸からぶれることなく進化・発展してきました。この度取り上げて頂いた取り組みはバックオフィス向けの業務効率化という新たなチャレンジとなりましたが、医療機関の業務効率化やペーパーレス化に貢献できる手ごたえを感じています。今後とも、地域の医療機関に様々なソリューションを提供し貢献していきたいと思います。