【卸売業・小売業】郵送業務の7割を電子化に！！郵送業務の簡素化とコスト削減を同時に実現した方法とは？

ササキセルム株式会社 様

導入前の課題

「5営業日ごとにくる締め日に、帳票を紙で印刷して封入して郵送をしていました。最近だと郵便局の集荷が廃止されてしまったので、発送日に毎回ポストまで投函しに行くという状況でした。発送枚数が多いときには、ポストに入り切らないくらいの量になってしまうこともあり、小分けにしなければいけないので、そういった作業も非常に面倒でした。」とOneVoice明細の導入前の現場のリアルな状況をお話していただいた横井様。

頻繁に発生していたわけではないものの、取引先から「郵送物が届いてない」と言われることもあった同社。指定先の宛先（宛名・住所）に送っているのにもかかわらず、届かないという現象はどの企業にもあてはまります。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

現場で実務を担当されている横井様

「その時は、慌ててFAXを送り、後日原本を再送しました。」（横井様）

OneVoice明細の提案内容

インボイスからのOneVoice明細の提案は以下のとおりです。

「OneVoice明細」は請求書、納品書、支払明細といった帳票発行業務を自動化させるクラウドサービスです。OneVoice明細に帳票データを取り込み、予め取引先様ごとに設定しておくだけで、顧客に応じて「WEB」「メール添付」「郵送」「FAX」のいずれかの方法で、帳票の電子発行が可能になります。発行までの作業は数クリックで完了します。 

紙の帳票類を郵送する際にかかる郵送代は、電子発行に変更することができればコストはほぼゼロになり、印刷、封入、投函にかかっていた人件費の削減にも期待ができるサービスです。 

ササキセルム社の課題に対して、以下のようにOneVoice明細による解決提案を実施しました。

導入のキッカケ

決め手は販売管理ソフトとの連動

「当社が利用している販売管理ソフトを提供している会社に聞いたところ 『問題なくスムーズにいけるはずです』 と返事を頂きました」（横井様）

「むしろ 『いいじゃないですか』 と後押しまで頂きました。」と言って頂いたのはICTソリューション部門でシステム部門を担っている佐藤様。主にシステム系ベンダーとの対応窓口や、インボイスの提案のようなシステム系のサービス提案、導入の検討のときには必ず立ち会い、自社にとっての業務運用の最適化が図れるかどうかを判断されています。

そこで、もし使っている販売管理ソフトとの連動が上手くいかなかった場合、OneVoice明細を導入するために、販売管理ソフトを入れ替えるという選択肢があったかを聞いてみました。

「それは考えられないですね。パッケージでは対応できない機能が必要だったりとかでカスタマイズも入れているので、販売管理ソフトの入れ替えは厳しいと思います。」（佐藤様）

ICTソリューション部　佐藤様

想像が出来ていた導入効果

「取引先様が楽楽明細を使っていて、受取り用の楽楽明細のサイトから請求書をダウンロードしてお支払いしていたので、大体の使い方は分かっていました。なので、使いやすさも知っていました。取引先様にも使って頂くものなので、画面を見てすぐ分かって操作することが出来るサービスだったのは大きなポイントでした。」（横井様）

普段から目に触れていた為、自社に導入したときの課題解決イメージが付いていたことも、導入の際の良い判断材料になったとのことでした。

新型コロナウイルスもキッカケに！？

「いろんな面で電子化していく方向で動いていたので、新型コロナウイルスもOneVoice明細の導入のキッカケの一つでしたね。」と管理部門を統括する立場である瀬辺様は当時の導入のキッカケを振り返って頂きました。

「当時はテレワークを実施して、月の半分は会社に来ないで下さいという状態でした。それでも郵送作業は出社しなければ出来ない作業なので、自宅からでも郵送作業が出来る仕組みが急務でした。『最終的にはどこからでも業務が出来るようにしたい』 という話もしていました。」（横井様）

1、2時間で終わらせて「終わったので帰ります」と言う訳にはいかず、出社すれば半日以上の時間がかかってしまうとのことで課題感は大きかったそうです。

導入後の効果

「全ての取引先様にOneVoice明細での発行が出来ているわけではありませんが、発行量の多い締め日にOneVoice明細での発行が出来ているので、郵送作業がとても楽になりました。結果として、印刷する量が約7割くらい減ったので、コスト削減にも繋がっています。」（横井様）

「とくに、印刷量の多い月の減り方がうれしいですね。今までは、積み重なるほどの量を印刷して封入してましたので 『え、これだけいいの？？』 と逆に不安になりました(笑)。用紙の注文回数も減って、煩わしい業務が無くなりました。」と現場に直面している担当者ならではのサービス体験談をお話して頂きました。

業界全体の「脱炭素」にも寄与

「私たちの業界は、少しでも消費者に安く提供できるように大量生産をして販売をします。しかし全て売れるわけでもなく、廃棄せざるを得ないこともあるので 『脱炭素』 の観点から言うと非常い厳しい業界なんですが、OneVoice明細の導入は業務効率化だけではなく、紙資源削減の取り組みにもなるので、業界全体の 『脱炭素』 への取り組みの一環としても非常に助かっています。当社のホームページ上でSDGsの活動報告をしようと思っているので、是非そこに入れていきたいと思います。」と言って頂いたのは、管理部部長の瀬辺様。

管理部　部長　瀬辺様

一宮市のSDGsパートナーにもなっている同社は、産業廃棄物のリサイクルの推奨など、SDGs達成に向けた取り組みを積極的に行っています。

精神面の負担軽減にも繋がったOneVoice明細

「月に2回、大量の請求書を発行する日があるんですが、その日は朝から頭の中はタイムスケジュールの事でいっぱいでしたね。 『ポストへの投函時間もあるので、〇〇時には終わらせないといけないな』 とか、月次の締めのタイミングと重なるともう、大変でした。

あと、向いの席の人がすごく気を使ってくれていたのを思い出しました。まったく違う役割なのに 『手伝おうか』 と声かけてくれたりしてましたので (笑)」（横井様）

取引先様への請求書なので、絶対に後回しにするわけにはいきません。請求書が予定通りに取引先様に届かなければ、自社の利益を守ることも出来ません。

郵送業務というのは 「送るべき宛先」 に 「送るべき内容」 を 「送るべき日」 に対応するという、正確性と計画性が問われ、さらには会社の利益を守るという重要性の高い業務です。当然、郵送業務をされている担当の方への精神面でのプレッシャーも非常に高いものがあると思います。

OneVoice明細は 「郵送業務における精神面の緩和も導入の効果として大きかったですね」 というお言葉も頂きました。

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