【卸売業・小売業】支払業務が「請求書をまとめる」で一発解決！

株式会社サケネット 様

導入の背景と課題

全国に店舗を展開しているから煩雑な請求処理

「全国に45店舗以上あり、公共料金の支払いと請求管理が煩雑でした。特に水道料金の支払いについては各地方の地銀からの引落になっているので、経費処理がバラバラになってしまう。ちょうど統一化を考えていたところでした」と語るのは、管理部部長の山岡氏。

「いままで、いろいろな方法を考えていましたがなかなか解決策が無く、困っていました。支払い期限が多い月末は残業が増えてしまい、経理のメンバーには毎月大変な思いをさせていたので、何とか改善したい気持ちでいました。」（山岡部長）

偶然出会った『インボイスのサービス』

「現在管理部門全体で4人しかいないので、総務・経理・労務を兼務して行っています。中でも請求書の支払いが煩雑で、少ない人数でやっているので、コンビニ払いのものはとても大変でした。そんな矢先、出会ったのがインボイスさんのサービスでした」と当時を振り返る。

山岡部長は、管理部門の4人の中のもう一人、経理部の宿谷氏と一緒に来場した『インテックス大阪会計・財務EXPO 2019』の弊社ブースに立ち寄ったのが縁で、弊社サービスをお使いいただいております。インボイスと出会ってから1か月でスピード導入。

一体、決め手はどこにあったのでしょうか？

インボイスの提案と導入の決め手

新たなサービス導入に消極的な企業がスピーディーに導入ができたのは稟議のあげやすさ！

「新しいサービスの導入に対してはあまり積極的な方ではありませんでしたが…」と前置きをし、インボイスのサービス導入がいかにスムーズだったかを語ってくれました。

社内稟議がスムーズ

「当社の長年の課題だった、支払方法の統一が図れ、コスト削減にもなるということで、社内稟議もすんなり下りたんです」（山岡部長）

今まで、業務効率化のサービスの導入検討の機会は幾度もあったものの導入とまでは、中々いかなかった要因は大きく立ちはだかる『社内稟議』という壁があったからだそうです。サービスの導入には不可欠なサービス利用料の話。サービス利用料を払って得られる手間の削減を『費用対効果』という形で上司に提示しようにもなかなか表現するのが難しく、理解も得られにくいものです。しかし、今回のインボイスの提案は効率化の提案だけではなく今すぐできる直接コストの削減も盛り込まれていました。

すると・・・

「やってみれば」の一言で稟議が下りたそうです。この図式はすんなり稟議を通すための方程式かもしれません。

支払い方法の統一の実現

自社でも支払方法の統一を図ろうと様々な努力をしてきた同社ですが、どうしても水道料金だけは統一ができなかったそうです。「電気代はデビットカードにまとめられたが、水道料金は無理でした。請求元が自治体だからしょうがない」と半ばあきらめていたそうです。

「毎月のことで頻繁にコンビニに行かなければならなかったのでかなり面倒で、現金を持ち歩く事にも抵抗がありました。」「インボイスのサービスを導入してからは支払いに行くようなことは一切なくなってとても楽で、安心して仕事が出来るようになりました。」と話してくれたのは経理部の宿谷氏。

「現金で支払うので、出納帳の記入も大変でした。それがなくなって時間の無駄がなくなり、大きな効率化に繋がったと思います」（宿谷氏）

インボイスからの提案

• 公共料金（水道光熱費）と通信費の請求書を取りまとめ、支払方法の一本化
• 公共料金と通信料金のコスト削減による提案

導入後の効果

請求書をまとめてウケトリをラクに。

訪れた展示会で、偶然通りかかったブースで出会った、インボイスのサービス導入後に気づいたインボイスのメリット。困っていた公共料金の支払いだけでなく、通信料金の可視化が出来た事で自主的に回線の整理が出来るようになりました。実際に導入した後の状況を聞いてみました。

ついでに導入した通信の部分の見える化で効果的

公共料金の支払い業務の改善が大きな目的だった事もあり、通信料金の請求書とりまとめはついでくらいに思っていたそうです。しかしいざ導入してみると、電話回線の契約数や通信料金の内訳が店舗毎や利用種別毎に明示されるので、今まで通信費の管理がいかに不明確だったかに気付いたそうです。

「通信料金の見える化ができるようになり、回線整理やプランの変更など、自主的にできるようになりました」（山岡部長）

様々な業務の時間効率化が実現

「支払業務が短縮されたおかけで、今までと比べより早く他の業務に着手できるようになりました。明らかに生産性が上がっています。また、公共料金と通信関係の請求書を合わせると、かなりの数の請求書が毎月郵送で来るので、受け取るだけでも大変でした」（山岡部長）

「それが今は、それぞれで1枚ですし、Webからダウンロードできるようになっているので、とても助かっています。なにより月末の残業も目に見えて減ってきている事がうれしいですね」と続けてくれました。

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