【卸売業・小売業】公共料金の請求処理業務を劇的に改善した方法

株式会社ジョイフル本田様

2022.01.01

『誠実で勤勉であることはもちろん、その中でも楽しむことや喜び合うこと、そして夢を創っていこう』という想いが社名に込められて、昭和５０年１２月に創業された株式会社ジョイフル本田。地域社会の持続的な発展への貢献と地域社会を豊かにするための活動を通して、地域に「根ざす」ことを目指し、CSR（社会貢献活動・環境取組活動）にも力を入れている同社。自然エネルギーや太陽光発電によるエネルギーを利用し、環境負荷の少ない店舗づくりやLED照明への切り替えによるCO2排出量の削減、環境にやさしい包装容器の採用など、より豊かな未来のために取り組んでいる。未だ続く新型コロナウィルス感染拡大による人々のライフスタイルの変化の中で、様々なチャレンジをして、業績を伸ばしている同社が抱えていた課題とは？インボイスのサービスと出会ってどう変化したのかを伺った。

ー目次ー

導入前の課題

毎月の仕訳作業を請求書一件一件、手作業で行っている（手入力）ので煩雑だった。
承認作業の件数や項目が多いため、管理者側の業務が複雑化し非効率であった。
毎月大量に来る紙ベースの請求書のファイリングや保管が整理されておらず必要な時にすぐ確認が出来ない。

導入効果とサービスへの評価

毎月の複数枚の請求書を一元化。さらにデータ形式での受取で仕訳業務の工程が激減。
費用負担項目等が付与された請求データを使って承認作業は一回のみ。管理業務がスリム化された。
紙での保管は廃止し、PC上の所定のファイルに保存。誰でもすぐに確認できる状況になった。

導入の背景

インボイスとの出会い

「公共料金の請求書処理に苦労しているところに、タイミング良くインボイスさんのサービスを聞きました。
通信料金の請求書をインボイスさんにお願いしていて、インボイスさんの営業担当の方が引継ぎの挨拶に来られた時に伺ったお話だったと記憶しています」とインボイスのサービス導入に携わった経営管理部の大和氏は言う。
公共料金一括請求サービス（以下、OneVoice公共）の導入の約1年前から、インボイスの通信料金一括請求サービス（以下、Gi通信）を利用していた同社。そのGi通信の導入で高い費用対効果が見込めたことから、OneVoice公共の検討を始めた。

導入前の課題

「当社は全国で茨城県、千葉県を中心にホームセンターが15店舗、単独店が6店舗ありますが、請求書の受領は全て各店舗で行い、そこから請求書を本社に送る運用になっていました。本社では店舗から送られてくる請求書を一件一件仕訳しており、請求書の数が多いので非常に手間で大変でした」（大和氏）

店舗の担当者も、店舗に届いた公共料金の請求書と小口通帳のコピーを本社にFAXで送り、原本は本社に郵送する業務が発生するので、業務の手間が発生していた。
請求処理業務は本社、店舗と離れた複数の場所で連携した作業が行われており、業務が煩雑になりやすかった状況と言える。

ストレスフルな仕訳作業と入金作業

「一件一件請求書に記載されている情報を、正しく会計ソフトに入力するという単純作業です。費用計上店舗や部門の確認をしながらの作業は単純作業でありながら、間違いが許されないとても繊細な業務です」（大和氏）

さらに本社分についてはネットバンキングを利用しているため、自動引落しとは異なり、請求書記載の支払先情報を確認しながらの入金作業（手作業）となり、ミスの許されない業務であり、非常にストレスの高い業務だった。

承認作業の煩雑化

人の手で行っている以上、人的ミスが付きものだ。同社も例外なく、一定数の人的ミスが生していた。
承認ルート上で承認者が確認をし、ミスがあれば差し戻すというルールで行っており承認者の負担がある。
「以前は、現場から上がってくる会計処理に対して、承認作業をしていました。申請されたものを一件一件確認し、承認するだけの作業ですが、項目が多く件数も多いので結構大変でした」とは大和氏。

困難な請求書の保管

請求処理が終わった後の請求書の保管方法にも課題があった同社。
公共料金の請求書には大きさも形も様々あり、非常にファイリングしにくい。さらに水道料金に見られる、隔月請求のものもあり、整理と保管がうまくいっていなかった。そんな状況でありながらも、日々の業務に追われ、課題解決を模索する時間もなかった。

インボイスの提案と導入の決め手

インボイスからの提案は以下の通りである。

Gi通信の導入が後押し

「以前よりインボイスさんのGi通信を利用していたため、提案を聞いた時にはすでに費用対効果がイメージできました。Gi通信を導入する際はいろいろありました（笑）」（大和氏）
OneVoice公共導入の１年前、初めてインボイスと取引を開始する際の状況について伺った。

「初めてインボイスさんのGi通信の導入を検討した時は、すんなり導入というわけにはいきませんでした。お話を聞いた私達も正直、半信半疑でしたし、その中で上司を説得しなければいけませんでしたので大変でした。

それでも現場としては請求処理業務がラクになるのであればそれ以上のことはないということで、間接コストの削減とインボイスさんのコンサルディングによる直接コストの削減（通信費の削減）で費用対効果を最大化できるということを前面に押しだして上司の説得を試みました。その結果、なんとか導入の許可が下りて利用を開始しました。」（大和氏）

「実際に使ってみると、とても使いやすいサービスであることが分かりました。通信回線に対して利用店舗や部門を紐づけておくだけで、毎月自動で店舗・部門単位で請求データを頂ける。あとは少しだけ加工して、会計ソフトに流し込むだけでいいのですから」（大和氏）
Gi通信を導入したことで、費用対効果が高いと証明され、当事者の使いやすさに魅力を感じたことが、OneVoice公共の導入をスムーズにさせたと言っても過言ではないそう。

導入後の効果

仕訳作業の工程を９０％以上削減

「毎月、専用ポータルサイトから請求内訳データと請求書鑑（PDF）をダウンロードしてます。請求内訳データには店舗や部門情報が付与されているので、Gi通信と同じように少し手を加えるだけで、あとは会計システムに流し込んで終わりです。
とにかくこのデータの使いやすさには驚きました。承認のための確認箇所も減って、承認作業もラクになりました。」（大和氏）

整理して保管

形や大きさが異なる請求書の保管にも頭を悩ませていた同社。ファイリングや箱詰めを駆使しながらなんとか対応していたが、保管はできても整理された保管状況というわけではなかった。
「OneVoice公共の導入後は、公共料金の請求書が1枚になり、しかもPDFとなっているため、電子媒体で保管できるようになりました。
携わる人は誰でもPCからアクセスできる場所に保管できるようになったので、いつでも誰でも探し出すことができるようになりました。
いつもの担当者が急遽休みになり代理で請求書を探さなきゃいけないときは、非常にストレスがかかってましたから。それが無くなって本当に感謝です」（大和氏）

ロケーションが離れている本社と店舗、一連の経理業務をそれぞれが分担して行っている運用だったため、業務の遅延や漏れもあったという同社。
『OneVoice公共専用ポータルサイト』を通して、ロケーションの影響を受けずに業務完結できるようになったことは非常に大きな導入効果と言えそうだ。

インボイスはこんな企業に試してほしい

約１年間、OneVoice公共を利用している経験から、どんな企業に導入してほしいかを尋ねてみた。
「当社みたいに多店舗展開している企業でしょうか。請求書の物量も多いし、何より管理面が大変だと思います。開封して伝票作成、仕訳作業し保管。これを一件一件行っている企業はメリットが大きいと思います。電子帳簿保存法の改正も間近に迫っている中で、紙で処理している企業は特におすすめです」（大和氏）

インボイスのサービスは、毎月請求書が何枚も紙で郵送されてくる企業にとっては、経理業務の軽減だけでなく、紙であるが故の保管等の管理面の効率化、スリム化に貢献している。

「業務効率化のサービスはなかなか費用対効果が算出しにくくて、社内の承認を得るのが難しい企業も多いと思うんですよね。当社も同様でしたが、Ｇｉ通信は安価に導入することが出来るサービスで、費用対効果も出やすいので、そういった企業にも導入しやすいのでお勧めだと思います。当社もそのおかげで公共料金の請求書の効率化にも進む事が出来ましたから」（大和氏）

編集後記

最後に、今後のインボイスのサービスに期待することを伺った。
「追加で取り纏めの依頼をした後の進捗状況を見れるようにして欲しいですね。どれを追加したかとか、いつインボイスさんの請求書に入るのかなど、ポータルサイトで確認出来たら助かります」（大和氏）

これまでもユーザーの声を反映し、サービスのリニューアルを行ってきました。これからもユーザー目線を大切にし、しっかりサービスに反映していきたいと思います。

企業情報

名称	株式会社ジョイフル本田
設立	1975年12月
代表者	代表取締役社長CEO　細谷武俊
本社	〒300-0813 茨城県土浦市富士崎一丁目16番2号
事業内容	ホームセンター、ガーデンセンター、ペットセンター、アート・クラフト、リフォーム
社員数	4,783名（時給制社員含む）※2021年6月20日現在
店舗数	ホームセンター15店舗　単独店6店舗
企業サイト	https://www.joyfulhonda.com/