【運輸業】請求書の見える化が果たした役割とは？

桶本興業株式会社 様

導入の背景と課題の顕在化

「ご縁のある会社からのご紹介で、インボイスのサービスを知りました。内容を聞いて、率直に『面倒なことが楽になりそうだ』と直感しました」と語るのは、同社で経理部門の役員を務める常務取締役の齋藤健治氏だ。
齋藤氏は、業務の効率化や経費削減、従業員教育などのいわゆる業務改革を担う役員として、同社の桶本社長に請われて4年前に入社した。「業務改革につながる施策はどんどん取り入れていこうと思っていました。
経理業務の効率化もその一つです。支払い関係の作業は煩雑で、通信費一つとってもいろいろな請求書が来て管理が大変でしたから、それが1本にまとまるならいいじゃないか、と思いました」

地元で長く運輸業を営む同社では、様々な付き合いから複数のキャリアと通信契約を結んでいた。また、100名以上いるドライバー、一人ひとりに業務用の携帯電話を貸与しており、請求書の明細データを元に運用管理が行われていた。

「期日と支払い方法、出ていく金額について常に気にしていないといけません。とにかくバラバラですから、コンビニに支払いに行くのもネットバンキングで振り込むのも、遅れてはいけない、間違えてはいけないと、常に何かしら支払いのことが頭にありプレッシャーに感じていました。また、ドライバーの携帯電話管理のために、請求書から利用金額を転記する必要もありました。作業そのものは伱間時間でやれることですが、いつも翌日に積み残しが出る作業で、こちらもストレスでした」と語るのは、同社の経理実務に携わる経理課の新井氏。

「経理担当者にかかる負担を減らすことは、経営層にとっても重要です。コスト削減や資金繰りを考える上で、経理の実務担当者にはいろいろやってもらいたい業務があり、その時間を確保する必要があるからです。
インボイスの提案を通じて、今まで当たり前にやってきた経理作業にまだまだ効率化が図れる部分がある、と気付きました」(齋藤常務)

経理の通常業務として「面倒だが仕方がない」と思い込んでいたところにも改善の余地があったと、課題が顕在化したというのである。

インボイスの提案と導入の決め手

インボイスからの提案は、以下のとおりである。

• 請求書をまとめ、桶本興業様宛に1回の請求、1度の引き落としとすること
• 請求書ごとに異なったフォーマットを統一、一元化して1本にまとめること
• 回線別はもちろん、営業所別、項目別にまとめたデータをエクセル形式で提供すること+

「通信費だけでも請求書が10枚以上はありましたから、まとめることでコストが下がり、請求処理に関する業務が 楽になるのならぜひ導入したい、と思いました。ただ、お話を伺いながらも本当に全部まとめられるのか? どの 程度楽になるのか? と半信半疑なところもあったのです」そう語る新井氏を驚かせたのは、移行のしやすさと、 提供されるデータの扱いやすさであった。

容易な移行作業

「新しいサービスに移行するのにどのくらい手間がかかるのかな、と少し不安でしたが、実際は通信費関連の請求書をお渡しするだけ。実は、『ここから該当するものを選んでください』と請求書の束を営業の方にお渡ししただけなんです」(新井氏)。移行にかかった期間は約2ヶ月であるが、「追加したい請求書をあとから何枚かお渡ししたのですが、それもすぐにまとめていただきました。
本当に楽で助かりました」と、新井氏は語る。

エクセルベースで扱いやすいデータの提供

「請求明細が1本化され、営業所別、項目別にまとめられたデータが提供されます。加工しやすいエクセル形式で提供されるので、必要な資料を簡単に作ることができます。紙の請求書のままだとデータの加工もできません。今までは1枚1枚請求書から必要なデータを拾って、手作業で入力していたんですよ」と、新井氏は面倒な作業を振り返って語った。

導入後の効果

煩雑な請求処理業務の1本化で、 経理の業務負担が激減

新井氏にとって導入効果をすぐに実感できたのは、物理的、精神的な負担の軽減だったという。「支払いを毎日気にしなくてよくなったこと、請求書からのデータ転記作業がなくなったことで、気持ちの上でも時間的にもゆとりが生まれました。引き落とし日にポータルで明細を確認するだけでいいのですから。ファイリングの面でもずいぶん楽になりました。いろいろなフォーマットやサイズで来ていた紙の請求書はファイリングも大変でしたが、今は1枚ですから、きれいな形に収まり管理もしやすいです」(新井氏) 経理担当者の業務負担が軽減されたことは、経営層にとっても喜ばしいことだった。齋藤氏は「データ分析など、 経営判断に必要な資料がタイムリーに作成されるようになり、とても助かっています。重要な業務に時間を使ってもらえるようになったね」と、経営改善に経理が深く関与できるようになったことを歓迎する。

加工しやすいデータでのダウンロードが可能。異常値の発見が容易に

新井氏は、「社内の経費の管理が少し雑になっていることが気になりながら、経費の見直しや削減に必要な資料を提示できませんでした。インボイスの明細になってから、通信費に関しては様々な分析ができるようになりました。電話番号一つひとつに対して、月々はもちろん年間のトータルの両方から欲しい情報が得られて、こちら側で加工もできるので、とても使いやすい
です」と語る。
齋藤氏も「どの番号がどのような使い方をしているか、無駄や異常値が一目瞭然です。台数が多いからと、今まで見過ごしてきた部分もはっきり見えるようになりました。携帯電話の使い方を通じて、ドライバーの勤怠管理ができるようになったのです」と、請求書から仕事の動きが見える化され、直接コストのみならず間接コストの削減にもつながった成果を評価する。

支払日を1日に集約、キャッシュフローがクリアに

それまで月に何度もあった支払いが、決まった日に1回だけ引き落とされるようになり、「キャッシュフローが見やすくなったこともメリットの一つ」と、2人は口を揃える。「毎月この日に一括で引き落とされるとわかれば、キャッシュフローでのバラツキがなくなります。支払いが複数回あった時には、曜日によっては振り込み日が変わることも多かったのです。小額であってもバラついていると、全体の資金の流れが見えにくいこともあります。その悩みから解放されたのは大きいですね」(齋藤常務)

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