【交通・観光業】月15〜16時間の請求処理を数分へ 「OneVoicePalette」で実現した経理業務DX

江ノ島電鉄株式会社 様

導入前の課題・背景

多拠点の請求管理と、会計連携で残された手作業

江ノ島電鉄は、鉄道駅やバス営業所、観光施設、管理物件など多種多様な拠点を有しており、各所で発生する通信費や公共料金の請求管理・支払業務が大きな負担となっていた。特に約240台ある携帯電話については、人事異動や組織変更に伴い利用部門が頻繁に変わるため、利用実態に応じた費用配賦が煩雑となり、請求処理業務で毎月15〜16時間を要していた。

こうした課題を解決するため、同社は先行してインボイスの「Gi通信」「OneVoice公共」を導入。請求書の受領・支払窓口の一本化とペーパーレス化を実現し、支払業務の負担は数時間程度まで大きく軽減された。

一方で、Gi Portalから請求データをダウンロード後、自社会計システム「HUE」へ取り込むためのExcelデータ加工業務には、依然として毎月数時間を要していた。

導入のきっかけと決め手

自社特有の会計ルールを再現できる、「OneVoicePalette」との出会い

全社的なDXを推進する中で、経理部門に残ったExcel作業の解消は重要なテーマとなっていた。

特に、年に数回発生する組織変更のたびに、負担部門の変更やマスタ更新が必要となるため、その都度Excelや関連設定を見直す必要があった。また、マスタ変更を外部へ依頼する運用では反映までにタイムラグが発生し、経理処理のスケジュールに影響することもあった。こうした課題を解決する手段としてインボイスから提案されたのが、会計システム自動連携プラットフォーム「OneVoicePalette」である。

最大の決め手となったのは、自社で保有している複雑な部門マスタや会計ルールを変更することなく、「OneVoicePalette」上で再現できる点だった。

加えて、HUE連携用のCSVデータを自動生成できること、自社で部門マスタを即時更新できることも高く評価された。担当者は次のように語る。「既存の会計ルールを変更することなくシステム化できる点が非常に魅力的でした。また、自社でマスタを更新できるため、運用面での自由度も高いと感じました。」

また導入に際しては、厳格な社内セキュリティ審査も必要だった。

「当社には情報処理を専門とする部署があり、新しいシステム、特にクラウドサービスの利用には厳格なセキュリティチェックが行われます。インボイスにも細かな仕様確認への対応をお願いしましたが、迅速かつ丁寧に対応いただいたことで、スムーズに導入を進めることができました。」

導入後の効果

月15〜16時間の業務を数分へ。会計システム連携の自動化で実現した経理業務DX

「OneVoicePalette」導入後、Gi通信・OneVoice公共の請求データは自動的に「OneVoicePalette」へ連携され、自社で設定した会計ルールに基づいて勘定科目や負担部門が付与されるようになった。

その結果、HUE連携用のCSVデータが自動生成されることで、これまで経理担当者を悩ませていたExcelでのマスタ引当やデータ加工が不要となった。担当者は導入効果について次のように語る。

「紙の請求書処理を行っていた頃は毎月15〜16時間を要していました。Gi通信・OneVoice公共の導入によって数時間程度まで削減できましたが、「OneVoicePalette」導入後は確認作業を含めても数分で完了するようになりました。」また、自社でマスタ更新を即時反映できるようになったことで運用の柔軟性も向上した。さらに、更新履歴がシステム上に記録されるため、「誰が・いつ・何を変更したか」を容易に確認できるようになり、属人化の防止や内部統制の強化にもつながっている。担当者は、「マスタ更新のスピードが上がっただけでなく、更新履歴を確認できるようになったことで安心して運用できるようになりました」と評価している。

まとめ

請求業務から会計連携までをつなぐ経理DX

江ノ島電鉄は、「Gi通信」「OneVoice公共」による請求一本化に加え、「OneVoicePalette」による会計システム連携の自動化を実現した。その結果、請求書の受領から仕訳データ作成までの一連の業務フローが効率化され、経理担当者がより付加価値の高い業務へ注力できる環境が整った。

また、自社でマスタ管理を行える柔軟な運用や監査ログ管理の仕組みにより、業務効率化とガバナンス強化を両立している。最後に担当者は次のように語る。「請求書の一本化だけでも十分に効果を感じていましたが、「OneVoicePalette」を組み合わせることで、会計システム連携まで自動化できました。大規模なシステム改修を行うことなく、複雑な部門配賦やデータ加工の課題を解決できるため、同様の課題を抱える企業にはぜひ検討いただきたいです。」

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