【教育・学習支援業】請求書処理業務の簡素化を一括請求サービスで実現

株式会社湘南ゼミナール 様

導入の背景と課題

事業の拡大とともに増える業務と煩雑化する作業

年間10以上もの教室を新たにオープンしている湘南ゼミナール。教育を通し て社会貢献を実現している同社は、増え続ける業務量と解消できない資金管理の煩雑さに頭を悩ませていた。新しい教室をオープンするたびに口座開設を行っており、各教室ごとに引落処理が発生。この引落処理は1件ずつ社内の承認システムに登録する必要があり、さらには会計システムへの入力も必須。緻密な業務が膨大にあり、ミスが許されないハイプレッシャーの中で業務をこなしていた。

「260教室分をそれぞれ登録・処理しなければいけなかったので非常に手間でした。さらには引落しなので詳細の内容まで管理できておらず、資金管理面でも把握が難しい状況でした。中でも通信費に関しては、属人化されていた部分でまったく内容を把握できていませんでしたし、社内で利用している携帯電話も増え続けてました」と語るのは、同社で支払い申請業務全般に 携わっている総務部の総務グループ長。

社内から上がった声に救われる!?

「教室ごとに分かれている口座を一つにまとめようとしましたが、各教室の口座変更の手間を考えるとなかなか踏み切れませんでした」と語るのはインボイスのサービス導入に携わった管理部の財務グループ長。

解決策を模索していたとき、前職で管理面・間接的なコスト面の改善をした経験のある従業員の声を聞いた。それはインボイスのサービスであった。

導入前:本社だけでなく各教室分の請求処理業務に追われ、管理業務に手がつけられない状況だった。

インボイスの提案と導入の決め手

決め手は『顧客ファースト』

管理部財務グループ長は、過度な請求処理業務が資金管理・管理会計へ良くない影響を与えているのではないかと危惧していた。従業員の声から湧いた課題解決策の候補。財務グループ長がみたインボイスの提案とは?提案を受けてから導入に至った決め手とは?

一緒に課題解決

請求処理に追われ、管理面まで手が届かない状況だった同社。もっとも避けたいのが導入までの障壁が高いという場合だ。現状を打破する上では仕方ないことなのだろうが、今の同社にはそれすら惜しい。願う気持ちでインボイスの提案を聞いたそう。「提案内容は非常に興味のある内容でした。このサービスで今の業務の簡素化とコスト面でのメリットが出せると思いましたし、導入の障壁の高さも感じませんでした」と当時を振り返った。

「実はこちらからサービスを提案してほしいと問合わせをしました。当初は通信費の請求を何とかしたかったのですが、弊社の状況を考えれば水道光熱費の請求も何とかしたいのが本音でした。提案していただいた営業の方に相談するとすぐ返答をくれました。現状の弊社課題に対して的確なアドバイスをしていただき、何より私たちと一緒になって解決してくれていると感じ、とても助かりました」(財務グループ長)

インボイスからの提案は、以下のとおりである。

• 通信費と水道光熱費の請求書を取りまとめ、請求と支払いをそれぞれ一本化する
• 複数の請求情報を一つのフォーマットでデータ化し、希望の部門情報を付与してご提供

■湘南ゼミナール様への通信費取り纏め提案イメージ

■湘南ゼミナール様への水道高熱費取り纏め提案イメージ

導入後の効果

業務量のスリム化と内部統制の強化をまとめて実現

インボイスのサービスの検討と平行して、社内ワークフローシステムの導入が進んでいた同社。2つの新たなサービスの検討事項を抱えた管理部門は多忙を極めた。両サービスの導入を終え、振り返ったとき改めてインボイスのサービスの効果を感じた。

考えたらゾッとする業務量を回避

「請求書ごとに申請するワークフローシステムですが、複数の通信費や水道光熱費をインボイスの請求でまとめているので2件で済んでいます。インボイスのサービスを導入していなかったらと思うと、ワークフローへの申請に何時間かかったか分かりません。260教室分の通信費・水道光熱 費がバラバラの状態で申請をしたら260教室×4件で1,000件以上にもなります」(財務グループ長)

内部統制の強化に寄与

「会計処理として管理会計も実施しなければならないのと、資金管理もとても重要になります。そこでポイントになるのは、契約・請求・支払い・会計処理の一元化とシンプルな管理体制です。インボイスのサービスで一元化とシンプルな管理体制の両面が実現できてますので経営戦略も立てやすくなったと思います。(財務グループ長) 「支払い方法が引落になっている項目の詳細の費用までの把握が出来ていませんでした。今では使用量など今までデータ化出来ていなかった部分の可視化が出来るようになった」と実務全般の担当者(総務部 総務グループ担当)。

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