【建設業】効率化から生まれた、社員の意識改革。BPOの導入で得られた効果とは？

西部電気工業株式会社 様

導入の背景

「ちょうど請求処理業務をしているときにインボイスさんから電話が来ました」と言うのは当時請求処理について実務担当をされていた松江氏。

毎回、請求処理をしながら、もっと効率化をはかれないものかと考えていましたが、なかなかいい案が浮かばず、そんな矢先でした。

携帯電話の請求はある業者にお願いしていたのですが、それ以外の請求書は各電話会社から来ていて、バラバラでした。以前より、経費削減のため様々なプランの電話回線の契約をしており、（電話回線について）現在の契約状況の把握などがなかなか出来ていない状況でした。

当時の上司からの後押しもあり、一度話を聞いてみようと思ったのがキッカケです。

総務部松江氏

現場担当者が抱える本当の課題

複数の拠点を持っている同社では、拠点ごとにその時々で契約を見直ししており複数のキャリアと通信契約を結んでいた。また各拠点合わせて毎月200枚以上の請求書があり支払日や支払い方法も異なり、処理している現場担当者の業務を圧迫していた。

さらには短期間の仮設現場などがあり、その際の請求の処理についても現場担当者側の悩みの種だった。

請求書の数が多く、他の業務と平行しながらなので、多少のミスはある。残業時間もさることながら、社員の生産性向上を図る必要を感じていた。

インボイスの提案と導入の決め手

インボイスからの提案は、以下のとおりである。

• 請求書をまとめ、月1回の請求、1度の引き落としにする
• 請求処理業務の削減を実現し、空いた時間の有効活用化

「通信費だけでも全拠点合わせると、請求書が毎月200枚以上はありましたので、まとめることで請求処理に関する業務が楽になり、人的ミスも減るなと直感的に思いました」と松江氏は当時を振り返る。

ただ、「まとめるだけなのか、こういう業界はどういう仕組みなのか、その中でどうインボイスさんのサービスが成り立っているかが不思議でした。その部分も丁寧に営業の方がご説明して下さったので、安心しました」（松江氏）

導入へ向けて関連部門・全拠点担当者へ説明

導入に向けて、どんなエピソードがあったのだろう。担当の松江氏に聞いてみた。
「各拠点担当者にとってはいい話です。ただ今までと管理方法が変わるので、各拠点担当者へ事前に説明する必要がありました」同時に意見も聞きました。

基本的には「楽になるならいい、その代わりしっかりやって欲しい」という意見でした。

「経理部門にも協力いただき、比較的スムーズに導入できたと思います」と自信を覗かす。（松江氏）

導入後の効果

この機会に管理方法の改革へ

今までは各拠点に請求書が届き、各拠点の担当者が処理をしていたため本社での管理がとても煩雑でした。

今回のインボイスの提案を機に、本社一括管理に切り替えることを決めたそう。
「インボイスさんのサービスで、今まで各拠点に届いていた請求書をまとめて本社に送ってもらえれば、各拠点担当者の業務負荷も軽減でき、かねてからの課題であった契約情報の一元管理も可能になると感じました」（松江氏）

請求の一元管理で意識改革

一元管理できるようになったおかげで、いつでも確認したい時に、契約情報の把握が出来るようになった。と松江氏以前に担当していた総務部課長の阿南氏は語る。

さらには、「何かのタイミングで全体の契約の見える化はしてきていたが、各拠点の担当者も通常業務を行いながらでしたのでなかなかリアクションが無かった。インボイスさんのサービス導入後は各拠点担当者も気にするようになってくれました」と阿南氏は続けた。

以前は請求書一枚一枚手打ちで処理していたので、当然多少のミスもありました。全体をみる余裕もなかったのかもしれません。

総務部 課長 阿南氏

総務部上田氏

処理時間の軽減とスペースの活用が可能

請求書がまとまったおかげで、処理にかかっていた時間の軽減は図れた。（松江氏）請求書ファイリングのスペースがより活用できたり、その他の業務を前倒しで着手できたりと、小さいことも含めるとかなりの変化があったと思います。（阿南氏）

「電話回線情報がデータで一つになっているおかげで、この回線は現在も使っている回線なのか？に目が向くようになった。総務から各拠点に配信する形にしてからは、確かに各拠点からも気付きが上がってきている」そう言っていただいたのは現在担当している上田氏。

「追加でお願いした請求書の取りまとめ開始の合図をいただけると助かります。そして、追加でまとめる際の処理をもっと簡単にしていただければ」（上田氏）

「インボイスさんで行っているサービスの中で自社に合うサービスがあれば提案して欲しい」（松江氏/上田氏）

「今は無理だと思いますが、将来的には作業車関連の燃料費等の請求もまとめられたらいいですね。当然、燃料費の上がったり下がったりがありますし、意識付けになると思いますので」（阿南氏）

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